Der elektronische Akt (ELAK)

  1. Das Projekt "ELAK im Bund"
  2. Erfahrungsaustausch im deutschsprachigen Raum
  3. Zusammenfassung

Das Regierungsprogramm 2000 sah vor, in den Zentralstellen der Bundesministerien bis 2003 den Elektronischen Akt (ELAK) einzuführen. Im Rahmen der E-Government-Offensive wurde erneut auf die Wichtigkeit der Fertigstellung dieses gemeinsamen Projektes verwiesen, welches als Ankerpunkt für viele weitere Anwendungen des E-Government dient.

2001 waren ELAK-Lösungen im Bundesministerium für auswärtige Angelegenheiten und im Bundeskanzleramt flächendeckend im Einsatz. Teilweise existierten nicht flächendeckende Implementierungen unterschiedlicher Produkte bei verschiedenen Ressorts. Im Zuge der Umsetzung des Gemeinschaftsprojektes "ELAK im Bund" arbeiteten die Ministerien an den Vorbereitungen für den gestaffelten Rollout.

Ungeachtet vorhandener Produktlandschaften, jedoch mit dem Hintergrund der daraus gewonnenen Erfahrungen, wurde 2002 in einer interministeriellen Expertengruppe unter Beteiligung der Bundesländer und Beiziehung eines qualifizierten Beratungsunternehmens auf dem Workflow-Sektor ein abstraktes Funktionsmodell, das ELAK-Konzept, erarbeitet.

ELAK-Konzept Teil A - Funktionsbesschreibung (PDF 999 kB)
Funktionsanforderungen an ein ELAK-System, umfassend formuliert, zukunftsorientiert

ELAK-Konzept Teil B - Leistungsverzeichnis 1.1 (PDF 1824 kB)
Leistungsverzeichnis eines ELAK-Systems, normiert, gegliedert in Anforderungsgruppen

ELAK-Konzept Teil C - Vorkonfiguration für den Bund (PDF 493 kB) Funktionsanforderungen an ein ELAK-System, Vorkonfiguration für ein ELAK-Produkt im Bundeseinsatz

Das ELAK-Konzept wird aufgrund neuer Erkenntnisse aus den Projekten, gesetzlichen Anpassungen und organisatorischen sowie technischen Entwicklungen laufend weiterentwickelt.

Das Projekt "ELAK im Bund"

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Im Rahmen des IKT-Board wurde beschlossen, die Einführung in der Bundesverwaltung koordiniert auf Basis einer Einproduktstrategie durchzuführen. Dazu wurde mit Ministerratsvortrag vom 10. Juli 2001 das Bundeskanzleramt mit der Durchführung des Projektes "ELAK im Bund (EiB)" beauftragt.

Das Projekt "ELAK im Bund" wurde mit Anfang September 2001 in Angriff genommen. Der Projektplan sah die Vorbereitungsarbeiten zur ELAK-Einführung inklusive einer Ausschreibung des ELAK und Evaluierung des Betreibermodells vor. Am 4. Jänner 2003 wurde die Ausschreibung, geleitet von der Bundesbeschaffungs-GmbH, abgeschlossen und der ARGE-ELAK, einer Bietergemeinschaft aus Bundesrechenzentrum-GmbH, IBM und Fabasoft, der Zuschlag erteilt.

Den nun folgenden Arbeiten betreffend der Erstellung eines Referenzmodells, Vorbereitung und Durchführung der Rollouts in den Ressorts und so weiter lag ein Arbeitsprogramm auf Basis der seitens IBM weltweit eingesetzten Projektmanagement-Methode WWPMM zugrunde. Das Rollout des ELAK lag im Unterschied zu HV-SAP technisch, organisatorisch (auf Basis des Rollout-Masterplans) und budgetär im Verantwortungsbereich des jeweiligen Ressorts.

Zur Sicherstellung der gesamtheitlichen Koordinierung wurde ein Lenkungsausschuss eingerichtet, in dem die Vertreter der Ressorts und der Auftragnehmer vertreten sind. Dem Lenkungsausschuss stehen Expertengruppen für die Bereiche Funktionalität, Betrieb, Schulung und Organisation zur Seite.

Es wurden im Rahmen von Teilprojekten die Aktivitäten zur Erstellung eines Leistungsverzeichnisses des ELAK-Produktes, zur Evaluierung der Betreibermodelle und zur Ausarbeitung eines Organisationshandbuches in Angriff genommen. Die dafür notwendige Projektgruppe unter Federführung des Bundeskanzleramtes setzt sich aus Fachleuten der Bundesministerien zusammen.

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Erfahrungsaustausch im deutschsprachigen Raum

In Deutschland, Österreich und der Schweiz bestehen vergleichbare Konzepte für die vollelektronische Bearbeitung von Geschäftsfällen der öffentlichen Verwaltung. Diese sind:

Deutschland
Konzept "Papierarmes Büro" (DOMEA-Konzept, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang)
Österreich
ELAK-Konzept (Elektronischer Akt)
Schweiz
GEVER Strategie und -Anforderungskatalog (Einsatz von Geschäftsverwaltungssystemen in der zentralen Bundesverwaltung)

Arbeitsgruppe DACH

Die Arbeitsgruppe DACH betreibt Erfahrungsaustausch der deutschsprachigen Länder auf dem Gebiet der Vorgangsbearbeitung.

Seit September 2001 wurden die Konzepte im Rahmen eines Erfahrungsaustausches aufeinander abgestimmt und inhaltlich harmonisiert. Dafür wurden folgende Ziele definiert:

  • Bildung eines gemeinsamen Grundverständnisses
  • Identifikation gemeinsamer Anforderungen, gegenseitige Qualitätssicherung der Kataloge
  • Austausch über Stand und Perspektiven der Länderstandards
  • weitgehende Standardisierung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung
  • Berücksichtigung anerkannter internationaler Standards, Normen und Technlogien
  • Richtungsvorgabe und Setzen nachhaltiger Impulse für die Software-Produktentwicklung
  • Partizipation an den Einführungserfahrungen der Länder

Diese Initiative soll einen wesentlichen Beitrag im Rahmen der E-Government-Aktivitäten leisten.

Weitere Informationen

Deutschland
Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für IT (KBSt)
Schweiz
Informatikstrategieorgan Bund (ISB)
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Zusammenfassung

Die Einführung der elektronischen Aktenverarbeitung trägt wesentlich zur Verkürzung der Bearbeitung von Anträgen bei. Die Ablöse der traditionellen papierorientierten Aktenverarbeitung durch automatisierte Geschäftsprozesse wird daher zu einem unbedingten Erfordernis.

Der elektronische Akt wurde in den Bundesministerien in bundeseinheitlicher Form und nach einem Stufenplan in die Praxis umgesetzt. Der elektronische Informations- und Verfahrensfluss zwischen den einzelnen Ressorts ohne Medienbrüche ist somit möglich.

Das ELAK-Konzept wurde mit den Ländern abgestimmt. Die technische Umsetzung beruht auf dem internationalen technologischen Standard XML. Dieser ermöglicht die elektronische Signatur und automatisierte Vor- und Nachverarbeitung.

Durch den ELAK können elektronische Anbringen auf Basis standardisierter Formulare im Internet automatisiert verarbeitet werden. Darüber hinaus wird die elektronische Zustellung gefördert.